إدارة الوقـــــت

كثيراً ما طرقت أسماعنا مقولات تتحدث عن أهمية الوقت 0 فالوقت هو الحياة – والوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك ، يا ابن آدم إنما أنت سويعات فإذا ذهبت ذهب جزء منك – الوقت هو أثمن ما في الوجود 0
ونحن جميعاً في واقعنا ندرك أهمية الوقت في حياتنا ولكن مشكلتنا هي كيف يمكنا أن ننظم وقتنا ؟ وكيف لنا أن نستفيد منه ؟ وكيف نطوعه لنحقق أهدافنا 0 هذا ما تطرق له ماريون هاينز ضمن سلسلة التطوير الإداري في كتابة ( إدارة الوقت ) ونحن هنا نقتطف منه أجمل ما فيه وما يمكنه أن يخدمنا في مجالنا التربوي الكشفي 0
مــبادئ إدارة الوقـــت
الوقت ثروة فريدة لا مثيل لها 0 فالجميع لديهم منه المقدار نفسه في كل يوم ولا يمكن تكديسه أو ادخاره أو فتحه أو غلقه 0 بل لا بد من إنفاقه بسرعة 60 ثانية في الدقيقة 0
وإدارة الوقت مثلها مثل العمليات الإدارية الأخرى تحتاج إلى التحليل والتخطيط 0 ولكي تفهم إدارة الوقت وتقوم بتطبيق أسسها ومبادئها ، يجب أن تعرف المشاكل التي تقابلك عند محاولة الاستفادة من الوقت بطريقة سليمة وأسبابها ، لا أن تعرف كيف تستغل الوقت 0 وبناءً على ذلك تستطيع أن تزيد فاعليتك ، وكفاءتك في الإدارة السليمة للوقت 0
وإدارة الوقت عملية شخصية يجب أن تناسب الظروف الخاصة بكل فرد 0 وتتطلب تغيير العادات القديمة قوة الإدارة والحزم ، فإذا اخترت تطبيق المبادئ الواردة في هذا المقال ستجني فوائد الإدارة الجيدة للوقت 0
مــا الذي يتـحـكــم في وقـتــك ؟
لكي تستغل وقتك بطريقة جيدة فإن أفضل بداية ، أن تحدد مدى سيطرتك على الوقت المتوفر لديك 0 فلا أحد يسيطر على وقته سيطرة كاملة ، فدائماً ما يكون هنالك شخص ما أو أمر ما يتدخل مقدماً مطالبته 0 ولكن رغم ذلك فإن كل إنسان لديه درجة من السيطرة على وقته وقد تكون أحياناً أكبر مما يظن 0
ثــلاثــة اخـتـبـارات لوقــــــت
أول خطوة للسيطرة على وقتك بطريقة سليمة هي أن تقوم بتحليل كيفية استغلاله الآن 0 ولا بد أن تكون لديك معلومات محددة وموثوق بها قبل تحديد فرص نجاح خطتك 0
إذا قمت بعملية تحليل دقيق فإنك ستكسب من ثماني إلى تسع ساعات في الأسبوع ويمكنك أن تقضيها في الأنشطة التي تختارها 0
1- اختبار الضرورة : أفحص المهمة للتأكد من أنها ضرورية وليست فقط ممتعة 0 فمن المعتاد أن تؤدي أعمالاً لم تعد ذات فائدة ( فمثلاً التقارير الشهرية التي لم تعد هناك حاجة إلى استخدامها ) 0
2- اختبار الملاءمة : بعد تحديد المهام الضرورية تأتي الخطوة الثانية وهي اختيار الشخص المناسب لأدائها 0 فلاشك أن هناك مهام يستطيع الآخرون إنجازها 0 ففي بعض الأحيان قد تجد نفسك تؤدي مهام دون كفاءتك وإمكاناتك ويمكن أن تفوض شخصاً آخر ليؤديها 0
3- اختبار الكفاءة : العملية التحليلية الثالثة تتمثل في البحث في كيفية أداء المهام 0 فبعد أن تتأكد من أن المهام التي ستقوم بها ضرورية يجب أن تبحث عن الأسلوب الأمثل لإنجاز تلك المهام ، وذلك باستخدام التقنية الحديثة أو استحداث أسلوب إجرائي واحد لإدارة الأنشطة المتماثلة 0
فــوائــد الاستغـــلال الأمثــل للوقــــت
عندما تتمكن من إدارة وقتك بطريقة سليمة وتستفيد منه استفادة مثلى ، تستطيع ممارسة بعض هذه الأنشطة :
التخطيط الوظيفي : ضع تصوراً للمستقبل الذي ترغب الوصول إليه في عملك وخطة لتحقيق ذلك التصور 0 وأتبع أسلوب توقع الظروف المستقبلية والاستعداد لمواجهتها ولكن سيطر على زمام أمورك 0
القراءة : من الضروري في عالم اليوم المتغير والمعقد أن تكون مطلعاً وملماً بما يجري من حولك 0 وعندما يكون يديك متسع من الوقت ، فإن ذلك يسمح لك بقراءة الموضوعات المتعلقة بوظيفتك أو الموضوعات المعرفية الأخرى 0
التواصل : يتيح لك فائض الوقت إقامة علاقات إنسانية مع الآخرين وتطويرها 0
الراحة : لا بد من تخصيص وقت للراحة ، لأن الإرهاق والعمل المتواصل قد يؤديان إلى تسوء صحتك 0
التفكير : يتيح لك الوقت ابتكار أساليب جديدة لتحقيق أهدافك وتطلعاتك وتطويرها 0
الوقـــت الأفضــــل للإنـــجـــاز
عند وضع جدولك اليومي يستحسن ألا تنسى دورة النشاط لديك 0 فبعض الناس يكون في أحسن حالاته في أول الصباح وبعضهم تكون أفضل لحظات عطائه عند الظهيرة 0 فحاول بقدر المستطاع أن تضع جدولك اليومي متوافقاً مع أفضل وقت للإنجاز لديك 0 قد لا تكون لديك السيطرة على تخصيص وقتك ولكن حاول كلما كان ذلك ممكناً أن تؤدي المهام التي تتطلب تركيزاً عالياً في أحسن الأوقات إنجازاً لديك 0 وأترك المهام غير الملحة كقراءة البريد أو التعليق عليه أو الرد على المكالمات إلى بعد الغداء إذا كان الوقت الأفضل لديك هو الصباح 0
تـحـــديــد الأولــويـــات
تتكون عملية تحديد الأولويات عند استغلال الوقت من مرحلتين :
1- وضع قائمة بالمهام التي يجب القيام بها 0
2- تحديد الأولويات لهذه المهام 0
استعمل الترتيب الأبجدي لتحديد الأولويات وذلك بوضع كل من المهام المسجلة بالقائمة في إحدى هذه الفئات :
الأولوية أ : المهام التي ( يجب القيام بها ) وتلك هي المهام الضرورية مثل المهام التي تطلبها الجمعية أو احتياجات القائد الضرورية أو المهام اللازمة لتطور العمل أو ذات الأزمنة المحددة 0
الأولوية ب : المهام التي ( ينبغي القيام بها ) وهذه هي المهام ذات الأهمية المتوسطة التي تؤدي إلى تحسين الأداء ولكنها ليست مفيدة لوقت معين 0
الأولوية جـ : المهام التي ( تجد متعة في القيام بها ) وهذه هي الفئة الدنيا من حيث الأمية ، فهي بالرغم من أنها مسلية وممتعة إلا أنه يمكن إلغاؤها أو تأجيلها أو جدولتها 0
معــايــير وضـــع الأولــويــــات
القرار : إنك أفضل من يقرر ما تفعل وما لا تفعل 0 وإحساسك بالندم على شئ لم تفعله يجب أن يقوي عزيمتك على اتخاذ القرار السليم 0
المقارنة : إن المهام والأنشطة بعضها أهم من بعض ، ولا بد من معرفة الأهم من المهم والأقل أهمية 0 ولكن دليلك في تحديد الأسبقية هذا السؤال : ( ما أفضل شئ يمكن عمله في هذا الوقت ؟ ) 0
التوقيت : رغم أن تحديد زمن بدء المهمة وإنهائها ضروري للغاية إلا أنه لا يجد الاهتمام الكافي في أغلب الأحيان 0
مضــيـعــات الوقــت الشائعــــة
كلنا يضيع الوقت ، وهذا من طبيعة البشر ، وإضاعة الوقت قد تكون مفيدة إذا ساعدنا ذلك على الاسترخاء والتخلص من القلق 0 ولكننا نصاب بالإحباط إذا عملنا أعمالاً تافهة أو قضينا وقتنا في التسلية مع أن لدينا أعمالاً هامة لابد من إنجازها 0
مضيعات الوقت الشائعة مصدرها أمران : الأمر الأول البيئة من حولك 0 والثاني ذاتك 0 فالبيئة مثل الزوار والمكالمات الهاتفية والبريد الهامشي وانتظار الآخرين والاجتماعات غير المثمرة والأزمات أما الذاتية فمثل الفوضى وعدم القدرة على قول كلمة لا والتسويق 0
خمس نقاط تساعدك على إدارة الوقت بفعالية
1- ضع أهدافك الأسبوعية في جدول حسب الأولويات 0
2- ضع قائمة بالأعمال اليومية التي يجب أجازها حسب الأولوية 0
3- ركز جل اهتمامك على الأولوية ( أ )
4- أتعامل مع كل ورقة مرة واحدة فقط 0
5- أسأل نفسك دائماً ( ما أحسن طريقة للاستفادة من وقتي في هذه اللحظة ؟ ) ثم قم بالتنفيذ 0
الأجهزة الإلكترونية الموفرة للوقت
الهواتف ، أجهزة الرد ( الأنسر ماشين ) ، البريد المسموع ، البريد الإلكتروني ، تحويل المكالمات ، النداء الآلي ( البيجر ) ، الهواتف المحمولة ، أجهزة الفاكس 0

البدائل المتوفرة لعقد الاجتماعات
الاجتماع باستعمال المكالمات الهاتفية ، المؤتمرات الهاتفية ، تقنية الحاسوب ، أجهزة الحاسوب المحمولة ، المودم ، الماسحات الضوئية ، أجهزة تمييز الصوت ، شرائط الذاكرة الإلكترونية ، أجهزة تنظيم الوقت الإلكترونية ( المفكرات الآلية ) 0